Je suis quelqu’un qui aime les activités, faire plein de choses différentes, avec une vie professionnelle intense et j’aime réaliser différentes choses dans la vie. J’adore me sentir occupé. Mon ami Grigri m’a déjà dit “Je ne sais pas comment tu fais pour tout gérer. J’ai parfois du mal à faire tout ce que j’avais prévu”. Oui, nous avons tous des vies bien remplies et ce n’est pas toujours évident pour jongler.
Le tout, c’est d’adopter certains réflexes, certaines méthodes. Voici quelques pistes à suivre.
L’assistanat virtuel
De nos jours, les gens sont collés sur leur écran de PC, de smartphone, de tablette. Cela nous fait une belle jambe si cela ne nous sert qu’à rafraîchir des pages Facebook dans l’espoir que votre timeline change (et devienne intéressante).
Avec l’évolution numérique, nous avons accès à des post-its, des agendas, des bloc-notes, etc. C’est le moment d’en profiter. J’ai su profiter de cet outillage multiple. Faîtes le tri, mutualisez, identifiez ce que chaque application peut vous apporter et adaptez-la à vos besoins, en fonction de vos habitudes et obligations.
Par exemple, ce qui fonctionne chez moi est simple : je trace la plupart des choses à faire dans mon agenda numérique. J’ajoute quasi-systématiquement des notifications 10 ou 30 minutes avant, afin que cela apparaisse sur mon smartphone ou sur mon PC. Les réunions, les courses, les soirées, etc. sont identifiées, avec la durée prévue, histoire d’avoir une réelle visualisation de mon emploi du temps et d’éviter les conflits de planning.
Structurer votre journée
Ayant diverses activités, variées, je suis incapable de tout retenir. Par conséquent, si je ne note pas, j’ai tendance à zapper rapidement certaines tâches et c’est parfois handicapant.
Vu que j’essaie de tracer un maximum de choses, quand je démarre ma semaine ou ma journée, je scrute ce que j’ai à faire : cela va me préparer mentalement. L’anticipation a du bon pour optimiser son temps. Ainsi, vous pouvez mieux appréhender votre journée.
Une bonne découpe de votre journée est un élément aidant à ne pas vous sentir submergé par les multiples tâches qui vous attendent. J’ai aussi fait le choix d’opter pour avoir plusieurs agendas à disposition. En gros, j’ai découpé toutes mes activités en trois : un agenda perso, un agenda public et un agenda pro. Chaque agenda possède une couleur prédéfinie, ce qui est plus clair et efficace au niveau de la visualisation.
L’astuce est aussi de tracer les trucs que l’on peut trouver évidents. Par exemple : si je dois prendre mon chéquier pour une raison quelconque, vu que c’est rare que je me promène avec mon chéquier, je le note dans mon agenda, dans un événement en tout début de journée (idéalement 10 minutes avant mon départ pour le travail). Cela me permet d’y penser, c’est aussi simple que cela.
Quand votre journée est structurée, il faut également vérifier qu’il y a un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Si vous êtes présent au travail de 8h à 20h, tous les jours, et que cela n’est pas exceptionnel, vous avez un réel problème à régler. Avec le système de couleur, je peux facilement voir si le nombre de tâches professionnelles est en surnombre par rapport à mes activités autres.
Déléguer !
Pour des solutions de facilité, j’ai également poussé ma femme à noter un maximum de chose dans son agenda. Et nous avons partagé nos agenda. J’ai accès au sien, et elle a accès à la plupart des miens. Avec une vie de couple, entre les activités personnelles ou professionnelles et les activités en couple, il était parfois compliqué de trouver une date.
Du coup, Madame est capable de prévoir une soirée entre ami(e)s dans un créneau où je suis disponible, très facilement et sans me consulter. C’est très efficace de savoir ce que fait son partenaire pour organiser des événements en commun.
Puis, quand j’ai des choses à faire, si je n’ai pas le temps, je vois avec elle. La solution de déléguer certaines tâches est extrêmement importante. Je n’ai pas les mêmes créneaux libres, pas les mêmes compétences, j’optimise tout ça. Déjà, parce que ça favorise la relation et la confiance, mais aussi parce que c’est pratique. Bien sûr, il faut que ce soit dans les deux sens.
Je fais aussi cela avec mes amis, je crée des événements numériques, et je les invite. Si je n’ai pas de réponse, j’envoie un texto et ça règle le problème.
Ne pas multiplier les moyens d’être perturbé
C’est vrai qu’il est très facile d’être perturbé. Entre les tas de réseaux sociaux, Skype, Hangout, les dix boîtes mails, les SMS, les appels, il est devenu facile de prendre contact, mais, paradoxalement, ça a aussi compliqué la chose. Cela peut-être dérangeant.
Cela peut vite devenir problématique. N’avez jamais entendu quelqu’un vous dire “Ah, tu n’étais pas au courant, pourtant j’ai fait un événement sur telle plateforme, tu n’as pas vu” ? L’astuce est de limiter les canaux de communication. Au moins, les gens savent comment vous contacter sans passer par quinze canaux différents.
Pour ma part, je me limite aux choses basiques : Mails, SMS, Téléphone, Hangout pour le Chat, Twitter et IG pour les réseaux sociaux. L’utilisation de Slack, Skype, Whatsapp et Snapchat est vraiment rare. Et le reste, poubelle. Avec le recul, c’est déjà beaucoup. Cependant, ils sont tous bien identifiés. Ainsi, si je dois me concentrer sur une tâche, je peux “mute” certains moyens de me contacter, ou alors les limiter.
Prendre son temps pour soi
Personne n’est surhumain. La surcharge d’activité n’est pas une bonne habitude. Prendre du temps pour soi (lecture, films, etc.) vous permettra de recharger vos batteries et de sortir des routines diverses et variée. De plus, si vous vous plantez à un moment donné, essayez de dédramatiser : vous n’êtes pas le premier à faire des erreurs, ce n’est sûrement pas la première fois que cela vous arrive non plus. Cela doit vous servir de leçon, pas vous faire paniquer ou déprimer.
Prévoyez aussi des longs moments sans rien, le week-end, pour faire les choses qui traînent chez vous, bricoler ou procrastiner. Dépriorisez des choses qui doivent l’être, repoussez-les, mais avec parcimonie, ou annulez s’il le faut.
Conclusion
J’espère que cela pourra aider certains personnes à se faciliter la vie. Une bonne organisation est une première base pour vous sentir soulagé et ne pas vous sentir dépassé par votre vie débordante d’activités.
